A gestão de documentos existe para facilitar a vida de uma empresa. Ela organiza, por meio de processos eletrônicos, todos os arquivos que a corporação possui de forma que sejam fáceis de encontrar e não sejam perdidos. Mas, você sabe quais são as melhores práticas da gestão de documentos? A Profits, especialista em gestão documental eletrônica, preparou este artigo para esclarecer melhor esse assunto.
Confira as melhores práticas da gestão de documentos
Digitalização dos documentos
Essa, com certeza, é uma das melhores práticas da gestão de documentos. É até difícil dizer o quanto a tecnologia pode ser útil para uma empresa e tornar as atividades de rotina ainda mais práticas e rápidas. No gerenciamento de documentos, isso não é diferente.
Digitalizar arquivos empresariais tornou-se uma maneira eficiente de guardar diversos documentos. Em suas formas físicas, esses documentos ocupariam muito mais espaço e seriam muito mais complicados para fazer uma organização.
Armazenados de forma eletrônica, os arquivos são muito mais fáceis de encontrar e acessar. Além disso, deixam de estar suscetíveis à degradação por calor, umidade e outros efeitos naturais. A gestão de documentos eletrônica ainda auxilia na preservação do meio ambiente. Imagina como seria um impacto positivo diminuir consideravelmente a utilização de papel?
A digitalização dos documentos pode fazer também com que alguns custos da empresa sejam diminuídos. Isso porque não haverá gastos com insumos de impressões, que são os papéis, cartuchos, toners, manutenção frequente de impressoras, etc.
Disponha um espaço exclusivo
É claro que, se fosse possível, as empresas prefeririam migrar todos os documentos para uma plataforma eletrônica. Entretanto, sabemos que não pode ser assim. Alguns documentos precisam existir em suas formas físicas e isso exige um gerenciamento também.
Não adianta somente juntar toda a papelada e colocar em qualquer lugar, de qualquer jeito. É necessária uma organização de todos esses documentos, separando-os por categorias e subcategorias de uma forma que facilite sua busca. Para que isso seja possível, é preciso dispor de um espaço único para documentos gerais. Sempre com corredores e prateleiras com identificação, pois facilita encontrar qualquer arquivo que seja.
Se algum setor da empresa manipula muito determinados documentos, também vale mantê-los nessa seção para evitar excessivos deslocamentos dos funcionários.
Adote políticas de uso dos documentos
Aplicar políticas para gerenciar os arquivos é uma das práticas da gestão de documentos que está atrelada também à segurança deles. Unificar esse tipo de processo é uma das vantagens do gerenciamento eletrônico.
Tenha regras explícitas aos colaboradores da empresa sobre como os documentos devem ser acessados, transportados e guardados novamente. Isso assegura um trabalho efetivo e é também uma prevenção contra desaparecimentos e deteriorações.
Além disso, determine os acessos aos arquivos pela hierarquia da organização. Quem pode acessar o que, como os envios serão feitos, se é necessária ou não autenticação da chefia e outros cuidados também serão úteis para segurança dos documentos.
Atenção com o tempo dos documentos
É preciso estar atento à temporalidade de determinados documentos. Isso significa que, em algum momento, será necessário se desfazer de documentos físicos que não precisam ser guardados para sempre. Isso ajuda na otimização do espaço e facilita ainda mais a busca por documentos que realmente estão em suas datas de validade.
Entretanto, é necessário ter cuidado na hora de desprezar esses documentos. Existem alguns que precisam de guardados por um período de 2 a 5 anos, por exemplos. Já outros, precisam estar armazenados por até mais de 30 anos.
Uma das práticas da gestão de documentos é criar uma planilha que determine a temporalidade de cada arquivo. Eles poderão ser organizados nessa tabela pela natureza, localização dentro do espaço e data em que poderá ser desprezado.
Boas práticas da gestão de documentos trazem muitos benefícios para uma empresa. Esteja atento à elas e sua organização só terá a ganhar. Se busca por esse serviço, a Profits Consulting pode te ajudar. Entre em contato e faça um orçamento.
