O prazo de guarda de documentos é muito variável e dependerá do tipo de documento (se é tributário ou trabalhista) e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida. Conhecer esses prazos e saber administrar os arquivos da empresa está dentro dos princípios da gestão de documentos. Por isso, neste artigo, a Profits Consulting vai te ajudar a entender o prazo de guarda de documentos da maneira mais simples possível.
Entenda o prazo de guarda de documentos
Prazo de guarda de documentos tributários
Documentos tributários devem permanecer arquivados por, pelo menos, cinco anos. Esse período de guarda dos tributos tem relação com o prazo de decadência e prescrição, que estão previstos, respectivamente, nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Decadência é o decorrer do tempo de cinco anos que o Fisco possui para constituir o crédito tributário, seja através da notificação de lançamento ou do auto de infração. Já a prescrição é a passagem do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo que se deve. Ao final desse prazo, o crédito tributário será eliminado (art. 156, v, do CTN) e não pode mais ser cobrado pelo Fisco.
Livros obrigatórios
Esse mesmo prazo de decadência e prescrição vale para os livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos. No artigo 195, parágrafo único, do CTN, é estabelecido que “livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição”.
O artigo 1.194 do Código Civil diz que o “empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência”.
Já o artigo 37 da Lei n.º 9.430/1996 determina que “os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência”.
Documentos trabalhistas
O prazo de guarda de documentos trabalhistas é de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após o fim do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Porém, observando-se que contra os menores de 18 anos não corre prazo prescricional, previsto no artigo 440 da CLT, o início da contagem do prazo de guarda deve começar quando o trabalhador menor atingir 18 anos de idade.
FGTS
O prazo de guarda de documentos relacionados ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é de 30 anos, determinado pelo artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990. Entretanto, o Supremo Tribunal Federal (STF), última instância do Judiciário, entendeu que esse período é inconstitucional. Por isso, o prazo que deve prevalecer é o de cinco anos.
Contribuições previdenciárias
Mesmo o artigo 45 da Lei n.º 8.212/1991, que estabelecia o prazo de decadência, não estando mais em vigor, ainda é possível encontrar nas normas previdenciárias prazo de guarda de documentos de dez anos.
Os artigos 103 e 103-A da Lei n.º 8.213/1991 estabelecem esse prazo para o segurado ou beneficiário requerer a revisão do ato de concessão de benefício, bem como o direito da Previdência Social de anular seus atos administrativos.
O artigo 225, parágrafos 5º e 22, do Decreto n.º 3.048/1999, determina a obrigatoriedade de a empresa manter à disposição da fiscalização os documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais durante dez anos. Até mesmo os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.
O prazo de guarda de documentos é um assunto complexo. Se você busca por uma empresa de gestão de documentos, que possui o próprio gerenciador eletrônico de documentos, para organizar os arquivos da sua companhia, entre em contato com a Profits Consulting.
