Existem 4 principais mercados que um sistema de gestão de documentos atende. Um GED é uma ferramenta essencial para empresas que lidam diariamente com grandes volumes de documentos. Esses sistemas podem ajudar a simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a conformidade e a segurança e reduzir os custos associados ao manuseio manual de arquivos.
Existem quatro mercados principais atendidos por um sistema de gerenciamento de documentos: engenharia, jurídico, financeiro e educação. Descubra tudo no artigo!
Leia:
Mercado 1: Profissionais Jurídicos
Os profissionais jurídicos são um dos principais mercados atendidos por um sistema de gerenciamento de documentos. Os sistemas de gerenciamento de documentos oferecem uma ampla gama de recursos adaptados às necessidades dos profissionais jurídicos, incluindo compartilhamento seguro e ferramentas de colaboração, controle de versão, controles e permissões de acesso, trilhas de auditoria e recursos de assinatura eletrônica.
Esses recursos simplificam os processos de fluxo de trabalho das firmas jurídicas, reduzindo os erros manuais de entrada de dados e permitindo que os advogados se concentrem na estratégia do caso.
Ao digitalizar todos os documentos associados a um caso ou projeto de cliente em um único local acessível a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet, os profissionais jurídicos podem trabalhar com mais eficiência, tendo acesso rápido a informações críticas quando mais precisam.
Além disso, como o software de gerenciamento de documentos é projetado especificamente para requisitos exclusivos de práticas jurídicas, como conformidade regulatória para proteção de dados confidenciais de clientes; ele fornece maior segurança contra ataques cibernéticos do que os métodos de armazenamento tradicionais, como arquivos impressos ou unidades de rede compartilhadas.
Mercado 2: Arquitetura, Engenharia e Construção
Arquitetura, engenharia e construção (AEC) é um dos quatro principais mercados que se beneficiam de um sistema de gerenciamento de documentos. A indústria de AEC envolve o gerenciamento de grandes volumes de documentos, como plantas, planos, contratos, autorizações e especificações de projetos.
Manter esses documentos organizados pode ser um desafio sem um sistema robusto de gerenciamento de documentos. Além de melhorar a organização, a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos no setor de AEC pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, simplificando seus processos de fluxo de trabalho.
Ao digitalizar todos os documentos relacionados a um projeto – de planos de design a contratos – as equipes podem colaborar com mais eficiência, reduzindo erros causados por informações desatualizadas ou conflitantes.
Os sistemas de gerenciamento de documentos também fornecem controles de acesso seguros que permitem aos usuários com permissões apropriadas acessar arquivos específicos de forma rápida e fácil.
Mercado 3: Auditoria, Consultoria e Contabilidade
Auditoria, consultoria e contabilidade são setores que dependem fortemente de registros precisos e gerenciamento de documentos. Um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar esses profissionais de várias maneiras, desde simplificar os fluxos de trabalho até garantir a conformidade com os regulamentos.
Para os auditores, ter fácil acesso à documentação relevante é crucial para realizar exames completos e manter as trilhas de auditoria. Os consultores geralmente trabalham em vários projetos simultaneamente e precisam compartilhar informações com seus clientes de maneira eficiente.
As empresas de contabilidade se beneficiam de um GED reduzindo as tarefas manuais de entrada de dados por meio de processos automatizados, como digitalização de faturas, o que economiza tempo e reduz a probabilidade de erros.
Além disso, os recursos de relatórios do software oferecem insights sobre métricas de desempenho financeiro que permitem que os contadores tomem melhores decisões de negócios para seus clientes ou empresas.
Mercado 4: Educação
O mercado educacional é um dos quatro principais mercados atendidos por um sistema de gerenciamento de documentos. O setor educacional gera grandes quantidades de documentos em papel, desde registros de alunos a planos de aula, tornando difícil para as instituições de ensino gerenciar seus documentos com eficiência.
A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar as escolas ou universidades a gerenciar toda a sua papelada digitalmente, agilizando os processos administrativos e aumentando a eficiência.
Além disso, pode permitir a colaboração perfeita entre membros da equipe em diferentes departamentos e locais, fornecendo soluções de armazenamento baseadas em nuvem.
Com seus recursos robustos de pesquisa e ferramentas avançadas de indexação, os usuários podem localizar facilmente qualquer informação de que precisam em segundos.
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