Entender quais são as fases/etapas de um GED é fundamental.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta essencial para empresas que desejam melhorar a organização, o armazenamento e a recuperação de informações.
Com a contínua digitalização de processos e a demanda por gerir grandes quantidades de documentos, o GED se tornou uma solução essencial.
Este artigo analisa as etapas fundamentais de um GED, detalhando como cada uma delas ajuda a aumentar a eficiência e a segurança na gestão de documentos.
1- Iniciando pela Captura de Documentos
A etapa inicial de um GED é a coleta de documentos, que consiste na digitalização e conversão de documentos físicos para o formato digital.
Esse procedimento é fundamental para a formação de um repositório centralizado de dados.
A captura pode ser realizada de diversas formas, incluindo:
● Digitalização de Documentos: Documentos em formato físico são convertidos em arquivos digitais por meio de scanners, o que facilita seu armazenamento e acesso.
● Captura Automática: Com o uso de software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), é possível extrair automaticamente textos de documentos digitalizados, facilitando a indexação e a pesquisa de conteúdo.
● Importação de Arquivos Digitais: Documentos que já estão em formato digital, como PDFs, e-mails ou arquivos de texto, são transferidos diretamente para o sistema GED.
Essa fase é fundamental, pois garante que todos os arquivos estejam disponíveis em um formato acessível, o que facilita a administração e o uso futuro.
2 – A fase de Indexação e Classificação
Após a captura, uma das etapas de um GED é a indexação e a possibilidade de classificação dos documentos.
Esse processo consiste na atribuição de metadados e na classificação de documentos para tornar mais fácil a busca e a recuperação futura.
A indexação pode ser feita de diversas formas, incluindo:
Metadados
Informações como data de criação, autor, tipo de documento, status, responsável, entre outras, são associadas a cada documento, possibilitando buscas rápidas e precisas.
Atribuição de palavras-chave pertinentes que ajudam na busca por assuntos ou tópicos específicos.
Uma indexação e classificação corretas asseguram que os documentos possam ser encontrados com facilidade, economizando tempo e aumentando a eficiência.
Classificação Hierárquica
Os documentos são organizados em categorias e subcategorias, refletindo a estrutura organizacional ou a hierarquia dos processos da empresa.
3- Compreendendo o Armazenamento e a Arquivação
O armazenamento e arquivamento é a fase em que os documentos são guardados em um repositório digital seguro.
Esta etapa é fundamental para a preservação, segurança e durabilidade das informações.
As principais observações nesta fase incluem:
Localização do Armazenamento
Opção entre servidores locais, soluções em nuvem ou sistemas híbridos para o armazenamento seguro de documentos.
Redundância e Backup
Implementação de sistemas de backup periódicos para assegurar que os documentos não sejam perdidos em decorrência de falhas técnicas ou acidentes.
Conformidade e Segurança
Assegurar que o armazenamento esteja em conformidade com as regulamentações e normas aplicáveis, como o GDPR, ISO, entre outras.
Essa fase é fundamental para assegurar que os documentos estejam resguardados contra perdas, danos ou acessos não permitidos, garantindo sua acessibilidade quando necessário.
4- Foco no Acesso e na Recuperação
Após o armazenamento, a próxima fase é o acesso e recuperação de documentos.
Um dos principais propósitos de um GED é possibilitar que os usuários localizem e acessem de forma rápida as informações necessárias.
O uso de ferramentas de busca avançada que possibilitam aos usuários encontrar documentos com base em metadados, palavras-chave ou conteúdo.
Além disso, o controle de acesso estabelece permissões de usuário para assegurar que apenas pessoas autorizadas tenham a capacidade de acessar, editar ou remover documentos.
A Visualização e Edição, com ferramentas integradas que possibilitam a visualização e, em algumas situações, a edição de arquivos sem precisar fazer o download.
Esta fase assegura que as informações estejam facilmente acessíveis para aqueles que delas precisam, no momento em que são necessárias, aumentando a produtividade e a qualidade da tomada de decisões.
5- Distribuição e Compartilhamento
A fase de distribuição e compartilhamento consiste no envio e na troca de documentos entre diversos usuários ou setores.
Isso é fundamental para a colaboração e o fluxo de trabalho dentro de uma organização.
As principais funções desta etapa incluem:
● Envio de Documentos: Distribuição automática de documentos para destinatários internos ou externos, assegurando que as informações corretas sejam enviadas para as pessoas adequadas.
● Integração com Outros Sistemas: Conexão com diferentes plataformas de software, como ERP, CRM ou sistemas de comunicação, facilitando a distribuição de documentos no contexto adequado.
Esta fase é essencial para assegurar que as informações circulem de maneira adequada dentro da organização, aprimorando a comunicação e a cooperação.
6- Controle e Auditoria: como funcionam?
A fase de controle e auditoria é essencial para assegurar que todas as atividades ligadas aos documentos sejam registradas e possam ser monitoradas.
Isso é especialmente crucial para cumprir com os requisitos legais e regulamentares.
As principais funcionalidades incluem:
Rastreabilidade
Registro das principais interações com documentos, incluindo quem acessou, modificou ou transferiu um documento e em que data isso aconteceu.
Auditoria de Conformidade
Ferramentas que possibilitam a auditoria interna e externa dos processos de gestão documental, assegurando a conformidade com as normas regulamentares.
Alertas e Notificações
Sistemas que informam administradores ou usuários sobre documentos e atividades, mudanças nos documentos e os prazos estabelecidos.
Essa etapa garante que a gestão de documentos esteja sempre alinhada com as normas e regulamentos, protegendo a empresa de riscos legais e assegurando a integridade dos registros.
7- Etapa final: Arquivamento e Descarte
Por fim, a fase final de um GED é o armazenamento e a eliminação de documentos.
Após um certo tempo, alguns documentos podem precisar ser guardados permanentemente ou eliminados de maneira segura.
Esta fase envolve:
● Políticas de Retenção: Estabelecimento de prazos de retenção para diversos tipos de documentos, fundamentados em exigências legais ou políticas internas.
● Arquivamento: Transferência de documentos inativos para armazenamento permanente, assegurando que sejam preservados conforme necessário.
● Descarte Seguro: Remoção de documentos que não são mais necessários, por meio de métodos que assegurem a destruição segura de informações confidenciais.
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