Nesse post você vai encontrar um guia sobre GED e sua importância para empresas, além de saber a principal diferença entre a gestão eletrônica de documentos e a digitalização!
A sua importância de uma Gestão eletrônica de documentos vai além da organização da documentação da empresa em uma base única, confiável e prática de ser acessada. Ela também traz retornos financeiros importantes como abordamos nesse outro artigo onde a empresa estudada teve uma economia de R$45.000,00 ao mês!
Ainda não está convencido? Segundo dados recentes sobre gestão de documentos:
- Executivos gastam de 20% a 45% do tempo pensando, criando ou manipulando documentos (Gartner /Datapro)
- Em média, em cada 20 documentos, um se perde (Coopers & Lybrand)
- Em média, 90% do tempo da vida útil de um documento é gasto em trânsito e filas. Ou seja, necessita gerenciamento (Delphi Consulting)
- Desafios atribuídos a documentos, tiram em média mais de 20% da produtividade geral das empresas (IDC)
Fica claro a importância do uso de um software de Gestão Eletrônica de Documentos. Além de ser vantajoso para a empresa, também se torna vantajoso para clientes e fornecedores que interagem com a empresa, pois se obtém menor esforço para acompanhamento de prazos e evita perdas documentais ou até mesmo utilizar versões desatualizadas da documentação.
Mas afinal, qual é a diferença entre a gestão eletrônica de documentos e a digitalização?
A diferença entre GED e a digitalização é bem simples:
A digitalização é o processo de tornar o documento em um arquivo digital, ou seja, diminuir o uso, a manutenção e a utilização em formato físico. Porém você não consegue obter controle de data de criação, autor, versão entre outros.
Já um software de GED é capaz de assegurar que todas as informações necessárias referentes à aquela documentação estejam organizadas de forma nítida, prática e acessível a todos os usuários do sistema. Além disso, existe um controle de versões para que não haja uso de uma versão antiga do documento e uma espécie de auditoria, onde ficará registrado o que cada ação que algum usuário realizar naquela documentação.
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