Conhecendo o verdadeiro custo das soluções “gratuitas” de Gestão de Documentos
Quando se trata de ferramentas de gerenciamento de documentos, existem muitas soluções “gratuitas” de gerenciamento de conteúdo, incluindo soluções de armazenamento em nuvem, unidades de compartilhamento e até unidades USB. Hoje, muitas empresas continuam a contar com essas ferramentas para suas necessidades de gerenciamento de documentos, seja porque “é o que sempre usaram” ou porque acreditam que estão economizando dinheiro evitando os custos associados a um sistema robusto de gerenciamento de documentos.
Isso não é verdade e está criando mais custos do que eles podem imaginar.
A realidade é que as equipes que optam por ferramentas gratuitas de gerenciamento de documentos estão fazendo enormes sacrifícios quando se trata de eficiência, gerenciamento de mudanças, processos de fluxo de trabalho e controle de versão de documentos (e isso é apenas uma pequena parte do problema).
Isso pode não apenas custar dinheiro a longo prazo, mas também levar a problemas de perda de conhecimento, à medida que os funcionários efetivos se aposentam – levando seu conhecimento com eles. Além disso, resulta em perda de talentos, uma vez que os novos contratados procuram por empregos que ofereçam tecnologias mais eficientes e modernas. Aqui estão os fatos e os números que você deve ter em mente.
Compreendendo as capacidades e limitações das ferramentas gratuitas de gerenciamento de documentos
Soluções de gerenciamento de documentos genéricas e gratuitas, como soluções gratuitas de armazenamento em nuvem e outras unidades compartilhadas, funcionam como grandes armários de arquivo, permitindo que os usuários salvem e compartilhem um arquivo ou registro que permanece em grande parte estático.
Desta forma, essas ferramentas simplesmente não têm a funcionalidade adicional necessária para empresas que precisam estabelecer controles para sua documentação.
Geralmente, os documentos passam por duas fases: a fase dinâmica – durante a qual o documento é criado, aprovado, atualizado e finalizado – e a fase estática, durante a qual o documento permanece inalterado e, por fim, arquivado.
Existem ambientes, como: engenharia, jurídico, contábil… que possuem muitos tipos de documentos que devem ser regularmente aprovados, com versões rastreadas, controladas e atualizadas para manter a conformidade e gerenciar as mudanças com eficácia. Ou seja, o documento quase sempre é dinâmico.
Além do mais, estes tipos de documentos costumam ser:
- Não estruturados, o que significa que não seguem um modelo de dados predefinido;
- Distribuídos por vários sistemas e departamentos;
- Difíceis de acessar e atualizar devido à indisponibilidade, tipos de arquivos exclusivos ou mudanças constantes;
Isso torna este tipo de documentação muito difícil de gerenciar, acessar e utilizar. Fazer isso direito é quase impossível se essas equipes estão tentando gerenciar parte ou toda a sua documentação em um sistema livre.
E o que é pior, errar pode significar grandes problemas. Exemplo: em instalações de produção como plataformas de petróleo, usinas de energia ou fábricas de produtos químicos, esta documentação é crucial para corrigir problemas e manter os equipamentos. Deve ser fácil de encontrar, precisa e refletir a situação dos equipamentos no local para que os membros da equipe evitem tempo de inatividade, atrasos, problemas de segurança e perda de receita. Nestes casos, não ter acesso rápido a documentação precisa e atualizada pode significar uma situação de vida ou morte.
Por causa de seus recursos de pesquisa e organização deficientes, uma ferramenta genérica e gratuita de gerenciamento de documentos torna isso impossível. Como resultado, as organizações que tentam usar essas ferramentas lutam contra pontos problemáticos consistentes, incluindo:
- Menor eficiência do trabalho
- Processos mais complexos
- Dificuldade em controlar a revisão mais recente da documentação
- Maior risco de extravio de documentos
- Menor controle de permissão de acesso às informações sensíveis
Um sistema de gerenciamento de documentos robusto, como o E-CLIC, pode ajudar a resolver estes pontos.
Pensamentos finais
Resumindo, o verdadeiro custo de manter uma solução “gratuita” é mais alto do que você poderia esperar. Graças às ineficiências que vêm com essas soluções, essas ferramentas gratuitas acabam custando tempo, eficiência e receita para o seu negócio no longo prazo.
É hora de mudar de freeware para ganhos de eficiência. Pare de pensar no custo de um GED, em vez disso, qual é o custo de NÃO ter um GED?
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