Muitas situações mostram o tamanho da importância da documentação na gestão de projetos. Documentar não deve ser levado como algo chato ou burocrático, mas como uma forma de alinhar as expectativas dos envolvidos no projeto. Gestores, equipe e clientes têm maior possibilidade de êxito quando registram suas idealizações.
Entenda por que a documentação na gestão de projetos é importante
Mesmo que haja alterações ao longo do desenvolvimento de um projeto, manter o seu escopo inicial controlado é muito importante. Uma das maneiras mais eficientes de manter esse controle é a documentação na gestão de projetos.
Através dela, quando o projeto é finalizado, é possível fazer um checklist para identificar possíveis falhas que não foram percebidas durante a execução. A documentação na gestão de projetos não serve apenas para a parte operacional deles, mas também para a parte tática. Quando há uma inclusão ou alteração de pessoal no plano, esses documentos irão ajudar no processo de adaptação. Assim, é proporcionado mais dinamismo ao projeto e aumenta-se a capacidade de produção.
Controle mais efetivo no desenvolvimento do projeto
O ambiente de projetos é caracterizado como bastante incerto e dinâmico. Diversas vezes, isso pode colocar a equipe do projeto diante de circunstâncias que podem ficar descontroladas.
Preservar a documentação na gestão de um projeto ao longo de todo seu desenvolvimento possibilita que essas circunstâncias sejam encaradas com mais segurança. Assim, evitam-se equívocos e riscos desnecessários.
Comunicação mais transparente
Quando um projeto está sendo desenvolvido, a comunicação entre a equipe responsável deve ser o mais transparente possível. É preciso eficiência e clareza para que não haja dúvidas ou diferentes interpretações. Diante dessa perspectiva, a documentação na gestão de projetos é fundamental para que os processos estejam alinhados. Assim, as pessoas envolvidas têm a mesma compreensão do que está sendo realizado e por qual razão.
Base para tomada de decisões
Tomar decisões em um projeto é algo sério e não pode ser feito de forma aleatória. Para isso, é necessário se basear em fatos e dados comprovados. E onde esses dados estarão? Claro, nas documentações do projeto. Quando existe uma documentação completa, tanto o gerente de projetos quanto o cliente podem definir os rumos do desenvolvimento do trabalho com mais segurança e qualidade.
Alinhamento de dados na introdução de novos membros na equipe do projeto
A importância da documentação na gestão de projetos também está em conservar o registro fiel do desdobramento das atividades. Assim, quando há a introdução de um novo membro no grupo de trabalho, essa pessoa poderá se informar sobre tudo o que aconteceu anteriormente e, consequentemente, contribuir ainda mais nas atividades.
Histórico de ações para uma avaliação aprimorada
Manter o histórico referente ao projeto também é um dos motivos que tornam a documentação tão essencial. Se houver uma situação de emergência, é possível fazer o resgate do que já foi feito e identificar algum erro que não havia sido percebido. Além disso, também podem ser encontradas oportunidades de negócios que ainda não haviam sido consideradas.
São em momentos como esse que podemos perceber importância de ter um software de gestão de documentos como o E-CLIC. Desenvolvido pela Profits Consulting, empresa especializada em tecnologia e gestão documental, o software oferece mais produtividade para sua empresa e qualidade e segurança para os seus documentos.
Para organizar a documentação na gestão de projetos, o E-CLIC pode ser a melhor solução. Com ele, o gerenciamento de arquivos é feito de forma inteligente durante todo o ciclo de vida dos documentos.
Além de ser uma ferramenta totalmente via web, ele pode ser personalizado conforme a demanda da empresa. Assim, garante a gestão das informações a qualquer hora e em qualquer lugar, facilitando a vida dos gestores. Entre em contato e faça seu orçamento com a Profits Consulting.
