Existem inúmeras vantagens da gestão de documentos. Um dos seus benefícios mais marcantes é o retorno financeiro na implantação de um GED (gerenciador eletrônico de documentos), principalmente em projetos de engenharia. Através de um estudo de caso, a Profits Consulting conseguiu obter dados que comprovam esse lucro.
Confira o retorno financeiro na implantação de um GED em Projetos de Engenharia
A informações do estudo de caso a seguir foram obtidas em situação real. Dados da empresa:
- Mercado: Projetos de Engenharia
- Cidade: Rio de Janeiro
- Profissionais área técnica: 214
- Média de Consulta a Documentos por Mês: 23.540 (5 consultas por dia por profissional)
- Média de Documentos Produzidos por Mês: 450
- Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75
- Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60
- Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40
Consulta a Documentos
- Média de Consulta a Documentos por mês: 23540
- Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos*
- Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas
- Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil
*GED com pesquisa de documento por título ou código
Workflow de Produção dos Documentos
- Média de Documentos Produzidos por mês: 450
- Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos*
- Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8
- Redução de Tempo por Documento: 8 minutos
- Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas
- Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil
*GED com workflow e envio automático de e-mail para responsável pela atividade
Guia de Remessa de Documento
- Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75
- Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos*
- Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas
- Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil
*GED com elaboração automática da Guia de Remessa de Documento
Relatórios Gerenciais
- Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60
- Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas*
- Redução de Tempo por Mês: 120 horas
- Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil
*GED com geração automática de relatórios gerenciais
Relatórios de Qualidade
- Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40
- Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas*
- Redução de Tempo por Mês: 140 horas
- Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil
*GED com geração automática de relatórios de qualidade
Atendimento a Comentários de Clientes
- Média de Documentos Produzidos por mês: 450
- Redução de Documentos com Comentários dos Clientes por mês: 19 (5%)*
- Economia Estimada por Mês: R$ 11,5 mil
*GED com funcionalidades que favoreçam o aumento da qualidade dos documentos
Outros benefícios relatados
- Maior satisfação do cliente
– Percepção de maior organização;
– Melhoria no resultado das auditorias;
– Maior agilidade na obtenção de informações;
– Maior confiabilidade das informações recebidas. - Redução de documentos extraviados
- Redução de cobrança indevida de prazo
– Possibilidade de registrar os responsáveis pelos atrasos - Redução de prejuízos causados por mudança de escopo
– Maior facilidade de mapear os impactos da mudança de escopo no projeto - Maior agilidade no processo de renovação da certificação ISO
Depois de conferir todos esses dados estatísticos, fica comprovado como é possível obter um retorno financeiro na implantação de um GED. E não só em Projetos de Engenharia, mas o lucro é real para diversas outras áreas, como a do Direito, com seus documentos jurídicos, e da Educação.
Em projetos de engenharia, desenhar, projetar e construir requer uma grande quantidade de documentos. Com E-CLIC, software de gestão de documentos da Profits Consulting, é possível guardar sempre a versão atualizada de cada documento em sua organização.
Acessar desenhos do AutoCAD ou Microstation, os planos de construção, propostas, relatórios e outras informações é mais fácil, rápido e confiável com o E-CLIC. Sendo assim, por que não comprovar agora mesmo o retorno financeiro na implantação de um GED na sua empresa? Entre em contato com a Profits e faça um orçamento.
