Os riscos em não adotar um GED (gerenciador eletrônico de documentos) na sua empresa podem ser imensuráveis. Essa adoção ganha um peso ainda maior quando falamos da importância dos documentos em Projetos de Engenharia.
Quando você não escolhe a tecnologia apropriada às necessidades da empresa, isso pode fazer com que os gastos aumentem de maneira gradativa. Além disso, o negócio pode deixar de ser produtivo o suficiente para pagar o que foi investido na implantação.
Optar por gastos menores na contratação nem sempre é o melhor caminho. Isso porque você acabará precisando de várias customizações ou integrações para que o GED realmente funcione. Colocando na ponta do lápis, isso acaba saindo mais caro do que pagar uma empresa de tecnologia realmente confiável.
Conheça os riscos em não adotar um GED
Perda de informações importantes
Um dos grandes riscos em não adotar um GED na engenharia é a perda de informações e documentos fundamentais para os projetos. Ou seja, implica diretamente na segurança dos dados armazenados.
Perder a documentação na gestão de projetos de engenharia é um erro terrível. Isso porque torna-se impossível relembrar alguma etapa ou consultar o início de um determinado projeto.
Além disso, há documentos nesse tipo de projeto que envolvem questões jurídicas e financeiras. Se isso for perdido, todos as etapas e processos entrarão em risco. Ao contar com uma gestão de documentos eletrônica, você garante a segurança de todos os arquivos.
Complicações com espaço
Qualquer segmento empresarial, seja de Engenharia ou não, produz uma quantidade de documentos e informações absurda. Imagine armazenar tudo isso somente em espaço físico, sem o auxílio da tecnologia.
Você sabia que, além de disponibilizar o espaço em si, é preciso investimentos para garantir a segurança dos documentos físicos? O quanto isso poderia custar aos cofres da instituição?
Além disso, para manter uma boa organização, seria necessário disponibilizar mais espaço cada vez que mais arquivos fossem gerados. Em algum momento, todo esse volume não caberia na empresa e seria necessário fazer a locação de um espaço externo. E, então, mais gastos surgiriam.
Ah, em alguns casos, talvez fosse necessário contratar um funcionário apenas para trabalhar na organização de tanto papel. Parece ruim, não é mesmo? Assim, vemos os motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos cada vez mais eficientes e os riscos em não adotar um GED cada vez mais aparentes.
Burocracia em excesso
Um dos riscos em não adotar um GED na engenharia ou em demais áreas é a grande quantidade de tempo que se perde com burocracia. Isso acontece porque, sem a gestão de documentos adequada, os arquivos acabam ficando em apenas um setor da empresa. Dessa forma, o acesso por parte de outros colaboradores fica muito mais difícil.
Quando a empresa investe em uma gestão eficiente, a comunicação deixa de estar centralizada em um só lugar. Assim, qualquer funcionário autorizado poderá acessar informações sempre que for preciso, o que aumenta a sua produtividade.
GED na Engenharia
Empresas de Engenharia querem processos eficientes e etapas organizadas que realmente funcionem, assim como todos os outros tipos de negócios. Os riscos em não adotar um GED podem ser fatais atualmente, já que a tecnologia faz parte do nosso cotidiano. Não contar com ela é assumir o risco de parecer ultrapassado no mercado.
Sendo assim, por que não contar com um software de gestão de documentos? O E-CLIC, programa desenvolvido pela Profits Consulting, pode ser a solução para o seu negócio. No ramo da engenharia, uma grande quantidade de documentos é produzida o tempo todo.
O E-CLIC sempre armazena e a versão atualizada de cada documento em sua organização. Encontrar e acessar desenhos do AutoCAD ou Microstation, planos de construção, propostas, relatórios e outras informações é mais fácil, rápido e confiável com esse software. Então, o que está esperando? Entre em contato com a Profits e atualize sua gestão documental.
