EDMS é a sigla para Engineering Document Management System, ou, em português, Gerenciamento Eletrônico de Documentos de Engenharia. Possuir um controle da documentação é essencial para qualquer tipo de projeto de engenharia.
Esses projetos possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais que trabalham em ambientes de cooperação. Devido a essa demanda diferenciada, exigiu-se a criação do EDMS, que tem como objetivo a gestão de documentos técnicos da empresa durante todo o seu ciclo de vida.
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Mas, afinal, o que é gestão de documentos
Gestão de documentos pode ser definida como uma criação de práticas e processos eletrônicos para arquivarde forma correta diferentes tipos de arquivos e informações empresariais, que são os documentos.
Para que essa organização seja feita com êxito, não basta apenas definir algumas gavetas e armários para armazenar papéis. É preciso contar com profissionais que entendam do assunto e pessoal treinado para que ela funcione de maneira correta.
Os procedimentos realizados para fazer o arquivamento irão considerar características específicas dos documentos. Além disso, levarão em conta as necessidades da empresa, o que os colaboradores mais acessam, localização de cada arquivo, etc.
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No caso do EDMS, essa gestão deve ser enxergada de maneira muito mais profunda. Isso porque os Projetos de Engenharia têm documentos mais complexos, que envolvem desenhos, cálculos e informações que não podem ser perdidas. Isso porque qualquer um dos envolvidos precisa ter liberdade para consultar esses dados a qualquer momento.
Algumas características necessárias em um EDMS
- Controle de revisões e versões de documentos
- Utilização de modelos de documentos pré-definidos
- Controle de fluxos dos documentos
- Suporte a diversos tipos de documento
- Referências entre documentos
- Anexos e comentários
- Pesquisas com combinações de informações
- Histórico de ações realizadas no documento
- Geração de guias de remessas de documentos
- Controle de acesso baseado em perfil
- Acesso via WEB
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Controle de revisões e versões de documentos
Objetivo: possibilitar o retorno a pontos anteriores, na busca de novas alternativas.
Devem ser considerados os seguintes aspectos:
- Publicar somente a versão mais recente do documento;
- Permitir que pessoas autorizadas possam acessar as versões anteriores para efetuar comparações;
- Possibilitar a criação automática de novas versões.
Utilização de modelos de documentos pré-definidos (Templates)
Objetivos:
- Agilizar a criação de novos documentos;
- Auxiliar a padronização da documentação;
- Reduzir as falhas de formatação dos documentos.
Controle de fluxos dos documentos
Objetivo: Permitir o acompanhamento da evolução dos documentos e o controle das atividades relacionadas a eles (incluindo responsáveis e prazos).
Suporte a diversos tipos de documento
Objetivo: Permitir o armazenamento de documentos como: planilhas, apresentações, cronogramas de projetos, entre outros, junto com demais documentos de projeto.
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Referências entre documentos
Objetivo: Permitir que os documentos de engenharia estejam relacionados a outros tipos de documento que complementam a informação do mesmo.
Anexos e comentários
Objetivo: Permitir que os profissionais troquem informações entre si, armazenando anexos e comentários eletrônicos, evitando que as anotações se percam (exemplos: croquis, cópias de verificação…)
Pesquisas com combinações de informações
Objetivo: Aumentar a agilidade na busca de grupos de documentos através da combinação de informações como: disciplina, tipo do documento, status, revisão, entre outros.
Histórico de ações realizadas no documento
Objetivo: Registrar quem realizou e quando foram realizadas ações no documento como: elaboração, visualização, alteração, entre outros.
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Geração de guias de remessas de documentos
Objetivo: Aumentar a agilidade e reduzir erros com o preenchimento automático dos formulários de saída de documentos (em projetos de engenharia é comum o uso de sistemas de protocolo, para registrar entrada e saída de documentos).
Controle de acesso baseado em perfil
Objetivo: Aumentar a segurança definindo as ações permitidas para cada grupo de usuários, como gerentes, engenheiros e projetistas.
Acesso via WEB
Objetivo: Possibilitar mobilidade aos usuários, permitindo o acesso aos documentos de qualquer computador com acesso à internet. Essa funcionalidade favorece a participação de profissionais geograficamente dispersos.
Um exemplo de software que pode ser utilizado como EDMS é o E-CLIC. O programa foi desenvolvido pela Profits Consulting, que é especializada em gestão documental, com o intuito de melhorar o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) das empresas. Se quer gerir melhor o seu negócio, entre em contato e faça um orçamento.