Os negócios, de um modo geral, possuem problemas, seja qual for o seu segmento. Entretanto, o grande diferencial de uma empresa se apresenta na sua capacidade de lidar com esses problemas e, ainda, resolvê-los o quanto antes. Sobre os sete desafios na gestão de documentos de engenharia, isso não seria diferente.
Depois de entender como resolver esses principais desafios, você saberá o quanto o gerenciamento eletrônico de documentos é importante para a sua empresa. Dessa forma, fará o investimento correto para ver o seu negócio crescer.
Conheça os desafios na gestão de documentos de engenharia
1- Encontrar qualquer documento em qualquer lugar
Um dos grandes desafios na gestão de documentos de engenharia está na localização rápida de qualquer arquivo. Quanto menos atenção você dá para o gerenciamento de documentos em sua organização, maior será a probabilidade de as pessoas perderem tempo procurando documentos necessários.
Mesmo quando os padrões de design da empresa estão em vigor, as pessoas tendem a cometer erros. Elas podem perder documentos, duplicá-los, armazená-los em seu disco rígido ou em algum lugar na rede. Na maioria das vezes, não há absolutamente nenhum controle de documento.
2- Proteger bem as informações
A segurança é um dos principais desafios na gestão de documentos de engenharia. As informações desse segmento estão localizadas em pastas por toda a empresa – às vezes até mesmo no disco rígido local de um usuário. Mas, elas precisam ser acessadas com facilidade e segurança por outros departamentos.
Um sistema de gestão seguro protege os documentos e garante que as informações de engenharia da organização não corram o risco de serem perdidas, excluídas ou até mesmo roubadas.
3- Controle de versão
Métodos manuais de controle de versão são difíceis e propensos a erros. Um erro pode significar que um indivíduo gasta horas atualizando uma versão obsoleta e tem que repetir todo esse trabalho novamente.
Em empresas sem controle de versão, podemos encontrar várias revisões de um mesmo documento em toda a organização. Há uma cópia no servidor, no disco rígido do usuário e uma cópia em papel em uma sala de impressão, dificultando a determinação da revisão mais atualizada e precisa.
4- Conformidade do setor
A manutenção de uma auditoria completa para cada documento durante todo o seu ciclo de vida é importante não apenas para análise interna e otimização de processos, mas também para conformidade com os padrões e regulamentações do setor.
A implementação das salvaguardas adequadas por meio de uma trilha de auditoria eletrônica proporciona à sua empresa responsabilidade com seus clientes e com as agências reguladoras e do setor. Uma trilha de auditoria eletrônica reduz drasticamente o tempo, o custo e o trabalho necessário para conquistar e manter a certificação.
5- Processo de Mudança de Engenharia
Entre os desafios na gestão de documentos de engenharia está o processo de mudança que envolve essa área. Se essas mudanças não são gerenciadas de forma eficiente, elas podem fazer com que um projeto se arraste demais, adicionando tempo e despesas e reduzindo os lucros.
Os processos de mudança manual tornam impossível simplificar os fluxos de trabalho e dificultam a aplicação de políticas e procedimentos de alteração de engenharia.
6- Manipular arquivos multi-CAD
Gerenciar todos os seus dados CAD, os complexos relacionamentos de arquivos, requisitos de controle de versão, processos de mudança e redelining é um dos grandes desafios na gestão de documentos de engenharia. Esse desafio fica ainda mais complexo porque você está gerenciando relacionamentos de arquivos do AutoCAD, imagens e sobreposições.
E, se quisermos reutilizar documentos de design para novos projetos, manter relacionamentos e revisões intactas manualmente é demorado e difícil. E, quando fazemos alterações em um projeto, pode haver um efeito cascata em outros designs.
7- Compartilhar e colaborar
Se você está usando o Windows Explorer para compartilhamento de arquivos e colaboração, você já conhece esse pesadelo. Não há uma versão única da verdade. Portanto, compartilhar é frustrante e consome tempo. E a colaboração em grandes documentos CAD ou de montagem é dolorosamente lenta. Além disso, o uso de e-mail para colaboração fornece controle de versão zero, o que leva ao completo caos.
Realmente, são complexos os desafios na gestão de documentos de engenharia. É preciso contar com um sistema de gerenciamento que seja realmente eficiente para que todos esses problemas sejam solucionados de maneira simples e rápida. A Profits Consulting pode ter a solução que você precisa.
O E-CLIC é um software de gestão de documentos eletrônica que proporciona muito mais qualidade e segurança para os arquivos empresariais. Além disso, as chances da sua produtividade aumentar são enormes, pois os processos são acelerados e os colaboradores deixam de perder tempo com arquivo.
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