A gestão de documentos consiste na criação de práticas e processos eletrônicos para realizar o arquivamento adequado para qualquer demanda de documentos gerada por uma empresa. Por isso, existem muitas vantagens da gestão de documentos a serem levadas em consideração. Entendendo isso, você saberá por que deve investir nessa logística.
Confira as principais vantagens da gestão de documentos
Uma boa gestão de documentos apresenta diversas vantagens. Esse processo realiza uma melhor otimização dos arquivos e faz a destinação correta deles. Isso faz parte do princípio de descentralização dos documentos, retirando-os de lugares únicos para fazer a distribuição adequada. Essa descentralização torna mais rápida a procura por um documento e torna esse processo mais efetivo.
Mais agilidade no trabalho
Você com certeza já ouviu a frase “tempo é dinheiro”, não é mesmo? Para um gestor empresarial, ela tem um peso ainda maior. Isso porque, quanto mais se perde tempo em uma empresa, mais se deixa de ganhar em termos de produção e, consequentemente, de lucro.
Com uma gestão de documentos adequada, os colaboradores de uma empresa deixam de perder tempo demais procurando apenas por um arquivo.
Imagine uma sala desorganizada e lotada de papel, cada um com sua importância, ou às vezes já ultrapassados. Então alguém do setor de finanças precisa consultar uma nota antiga para realizar uma atividade. O colaborador pode perder ali quase metade do dia de trabalho, ou até mais, só para encontrar esse documento. No que isso ajuda a empresa? Nada, só foi tempo perdido. Por isso é que a agilidade está dentro das vantagens da gestão de documentos.
A organização otimizada de papéis torna fácil o acesso eletrônico àqueles que são muito utilizados (fase corrente). Até mesmo aqueles que não são mexidos sempre (fase intermediária) possuem sua classificação certa para serem arquivados e achados de maneira mais rápida.
Além disso, essa agilidade inclui destinar os arquivos para os setores corretos, onde eles são mais utilizados. Isso faz com que não haja deslocamentos de pessoal para acessar um determinado documento físico.
Processos nivelados
Para que uma instituição seja reconhecida por sua qualidade, ela precisa oferecer uma boa apresentação em diversas vertentes, inclusive a documental. Uma das vantagens da gestão de documentos é o nivelamento dos processos, tornando-os uniformes.
Dessa forma, a emissão, o transporte e o armazenamento deles serão sempre realizados da mesma maneira. Assim como os arquivos digitalizados estarão sempre em condições adequadas e de fácil acesso para utilização.
Quando os processos estão nivelados, a gestão de documentos fica mais clara. Além disso, ajuda no trabalho de todos os setores, possibilitando que colaboradores acessem de forma simples e rápida qualquer informação.
Conservação da memória empresarial
Uma empresa que existe há muito tempo possui uma gama de arquivos importantes que não podem ser perdidos. A gestão de documentos sempre leva em conta o histórico da empresa, preservando dados que precisam estar bem guardados e conservados.
É o que chamamos de “memória empresarial”, um item de extrema importância para o planejamento e a organização de uma corporação. A conservação dela é fundamental para a segurança da empresa a longo prazo. Ou seja, podem existir documentos que foram arquivados há muitos anos, mas possuem sua importância em termos jurídicos.
Além disso, a memória de uma empresa preserva a história dela. Assim, é possível saber como ela cresceu, quais objetivos atingiu, como sua reputação foi construída, quais clientes já entraram e/ou saíram, etc.
Muito mais qualidade
Sabemos que uma empresa produz uma grande quantidade de documentos que necessita de cuidados. Não podem ser perdidos, danificados e nem totalmente esquecidos. Eles precisam estar sempre dentro de perfeitas condições para serem consultados ou enviados.
Uma das grandes vantagens da gestão de documentos está nos cuidados que ela tem com todos esses arquivos. O gerenciamento exige atenção com o excesso de calor e umidade, não permite danos na hora de manipular, assim como possui cuidados para emitir e transportar os documentos físicos.
O objetivo de toda essa atenção é assegurar que as atividades empresariais não encontrem nenhum problema. Quando não existe esse cuidado, arquivos importantes podem ser danificados. Isso irá gerar um trabalho para reconstruí-los ou até mesmo um custo para recuperação.
Backup
Falar nas vantagens da gestão de documentos sem citar o backup seria até pecado. Com uma logística correta implantada na empresa, seus documentos estão protegidos contra perdas acidentais. Um processo eletrônico permite que você recupere facilmente um arquivo danificado, diferentemente de quando ele existe somente na forma física.
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