Você já parou para pensar nas vantagens de usar um EDMS para a sua empresa? EDSM é uma sigla em inglês que se refere a um Engineering Document Management System, ou seja, traduzindo, um sistema de gerenciamento de documentos de Engenharia. O nome pode parecer complicado, mas ele tem como objetivo simplificar a sua vida e os seus negócios.
Mas por que utilizar um sistema assim? Bem, no campo da Engenharia, trabalha-se com documentos muito complexos. Além disso, a natureza dos projetos faz com que muito desse trabalho seja feito de forma cooperativa. Isso significa que um sistema de gerenciamento de documentos pode ser muito benéfico e otimizar o processo de produção.
Mas há outros elementos que um EDMS oferece que podem ser muito positivos para uma empresa de Engenharia. Por isso, nesse texto, vamos citar algumas vantagens de usar um EDMS.
Administre alertas e inscrições
Um EDMS garante a você total controle sobre a administração dos documentos. Assim, você tem o poder de administrar alertas e notas, adicionar lembretes, e monitorar quem acessa esses documentos e quando esse acesso ocorre.
Esse tipo de administração é bastante útil por agilizar o processo de trabalho e melhorar a segurança dos dados da empresa. Afinal, você pode controlar quem tem acesso a cada uma das informações.
Faça notas sem precisar modificar os documentos
Trabalhando em grupo, muitas vezes você pode estar lendo um texto e querer fazer uma sugestão de modificação. Entretanto, você não quer editar de uma vez, pois a modificação precisa, antes, ser aprovada pelos seus colegas.
Essa situação é facilmente resolvida com um EDMS. Um sistema de gerenciamento de documentos de Engenharia permite que você visualize um arquivo e faça uma anotação no documento sem modificar o texto em si. Assim, seus colegas podem ver e debater a possível mudança sem haver a necessidade de ficar editando o documento várias vezes.
Uma das principais vantagens de usar um EDMS: Acesse a história dos seus documentos
Como o processo de desenvolvimento de um projeto de Engenharia é longo e complexo, muitos dos documentos utilizados possuem múltiplas versões. Há uma versão inicial que vai sendo desenvolvida e, muitas vezes, alterada, gerando novas versões do mesmo documento.
Esse é um procedimento perfeitamente natural. No entanto, às vezes, você pode querer acessar uma versão anterior de um documento, para verificar algum detalhe ou mesmo para voltar atrás em uma mudança.
Com um EDMS, isso se torna possível e fácil. Você pode olhar o histórico de um arquivo para ter acesso a todas as suas versões.
Acesse os arquivos buscando por texto
Uma das grandes vantagens de usar um EDMS é a possibilidade de acessar os arquivos com facilidade. Ao contrário dos documentos físicos, que demandam um grande esforço quando você precisa procurar um dado específico, os arquivos digitalmente armazenados estão sempre à mão.
A busca por texto é um exemplo disso. Ao invés de ter que tirar pastas ou caixas pesadas de papéis e e perder muito tempo, você pode apenas digitar um termo ou frase e encontrar o que precisa. Isso estimula muito a produtividade, pois assim seus funcionários não precisam desperdiçar horas com a busca.
Organize seus arquivos como você preferir
Usar um EDMS garante flexibilidade na hora de escolher como organizar os seus documentos. Sem as limitações de um espaço físico, você pode optar pela organização que achar mais adequada para a sua empresa.
Achou interessante? Um bom EDMS que você pode escolher é o E-CLIC, desenvolvido pela Profits Consulting. A Profits é uma empresa de soluções em tecnologia e gestão de documentos. Para saber mais, entre em contato conosco e faça seu orçamento.
