Muitas vezes um procedimento simples como “um desenho precisa ser revisado”, pode apresentar desafios como por exemplo:
- Os ciclos de revisão podem demorar mais do que o esperado sem datas de entrega regulamentadas ou alguém ‘conduzindo’ o documento pelo caminho exigido.
- A revisão sequencial do documento pode criar uma situação confusa se alguém nos estágios posteriores precisar de feedback de um revisor anterior – geralmente atrasando a conclusão da revisão.
- Se as aprovações exigidas forem diferentes para cada tipo de documento, elas precisam ser comunicadas claramente , dando visibilidade para aqueles que precisam assinar, evitando gargalos.
- Rastrear um documento físico requer uma busca em papel, invariavelmente com um membro-chave do processo indisponível ou ausente, ocasionando atrasos.
Estratégia de transformação digital: digitalização da operação para revisões contínuas.
As fábricas têm se tornado cada vez mais digitais ao longo dos anos, e essa tendência continua à medida que avançamos na era digital da Indústria 4.0. Os fabricantes que começaram a aumentar sua pegada digital e estão usando a tecnologia para serem ágeis na preparação para o surgimento de eventos inesperados são mais capazes de alavancar suas plataformas agora que o distanciamento social e o trabalho remoto se tornaram uma necessidade.
Ter uma plataforma baseada em nuvem que sua equipe pode acessar os documentos permite maior tempo de atividade e o trabalho contínuo. Esses sistemas sistemas são conhecidos como GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), como o E-CLIC.
Este sistema permite que sua equipe de controle de documentos inicie um processo de revisão com funções específicas (revisor líder, revisor obrigatório, revisor opcional) em um pacote completo de documentos por vez. Sua equipe receberá notificações por e-mail do pacote ou remessa de documentos a ser revisado, poderá fazer sua revisão online por meio de marcações no documento e comentários, tudo de onde puder acessar a Internet.
Esses comentários e marcações são visíveis para toda a equipe e podem ser adicionados em uma funcionalidade de resposta de conversa. Os comentários também são rastreados e visíveis para toda a equipe em tempo real – eliminando possíveis gargalos ao contar com a transferência de revisões e aprovações em uma etapa de revisão sequencial.
As soluções de gerenciamento de documentos, como o E-CLIC da Profits Consulting, estão ajudando os engenheiros a trabalhar em conjunto com as equipes de manutenção para agilizar as funções críticas de uma planta, alterando a forma como as transferências e revisões de documentos acontecem. As análises colaborativas online estão permitindo que as equipes acessem a documentação de engenharia mais recente e de melhor qualidade, acelerando os vários processos de análise.
