Existem diversos desafios do Controle de Documentos para Engenharia, por isso é essencial preparar a sua empresa. Por isso, no artigo de hoje vamos falar um pouco sobre como a Gestão de Documentos pode ser benéfica para esse ramo.
Para isso, contamos com a presença de Otto Machado, o CEO da Profits Consulting. Confira tudo!
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Os principais desafios das empresas de engenharia no controle de documentos
As empresas de engenharia enfrentam diversos desafios relacionados ao controle de documentos, que são essenciais para o sucesso de seus projetos. Um dos principais desafios é garantir a busca rápida e eficiente de documentos, evitando perda de tempo e atrasos nos processos.
De acordo com Otto Machado, CEO da Profits Consulting, os problemas mais comuns encontrados por empresas de engenharia são “na busca rápida de documentos, controle ágil e confiável do status dos documentos, tramitação de documentos de forma ágil e confiável, extravio de documentos e uso de versões desatualizadas, acesso ágil e confiável aos documentos para grupos de profissionais geograficamente dispersos, permissões de acesso aos documentos, rastreabilidade das ações realizadas nos documentos e padronização dos documentos” – disse Otto.
Logo, é necessário manter um controle ágil e confiável do status dos documentos, assegurando que estejam atualizados e disponíveis para os profissionais envolvidos no projeto. A tramitação de documentos também é um ponto crítico, exigindo um fluxo de trabalho ágil e seguro para garantir que a informação chegue ao destinatário correto, sem atrasos ou falhas.
O extravio de documentos e o uso de versões desatualizadas podem comprometer a precisão e a eficácia dos projetos, sendo essencial adotar medidas para evitar tais situações. Além disso, o acesso ágil e confiável aos documentos é fundamental, especialmente para equipes geograficamente dispersas, demandando soluções de compartilhamento eficientes e seguras.
A atribuição adequada de permissões de acesso aos documentos é outro desafio, pois é preciso garantir que cada grupo de profissionais tenha acesso apenas às informações pertinentes às suas funções.
A rastreabilidade das ações realizadas nos documentos é indispensável para garantir a transparência e o controle sobre as alterações e revisões realizadas.
Por fim, a padronização dos documentos, tanto em termos de layout quanto de codificação, é fundamental para evitar inconsistências e facilitar a colaboração entre os profissionais envolvidos nos projetos de engenharia. Superar esses desafios é essencial para garantir a eficiência e o sucesso das operações no setor.
Como a gestão inadequada de documentos pode afetar negativamente os projetos de engenharia?
De acordo com Otto, a gestão inadequada gera “um elevado gasto de horas com atividades simples, resultando em perda de produtividade/lucratividade e atraso dos projetos, como localizar documentos, criar relatório de status, encaminhar os documentos para as etapas do fluxo e mais.” – disse.
Além disso, disponibilizar documentos para grupos de profissionais geograficamente dispersos pode se tornar um desafio, afetando a comunicação e a colaboração entre as equipes.
Os prejuízos financeiros e riscos de acidentes em obras podem ser ocasionados pelo extravio de documentos, levando a atrasos e custos adicionais. O uso de documentos desatualizados também pode resultar em decisões equivocadas, que comprometem a qualidade e a segurança dos projetos.
Outro ponto é o vazamento de informações confidenciais, podendo ocorrer devido à falta de gestão adequada sobre as permissões de acesso aos documentos e à ausência de rastreabilidade das ações realizadas nos mesmos.
Isso pode resultar em violações de privacidade e segurança, causando danos irreparáveis à empresa e aos clientes. Portanto, uma gestão eficiente de documentos é essencial para o sucesso e a integridade dos projetos de engenharia.
Quais são os principais benefícios de implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) na área de engenharia?
De acordo com Otto, existem 4 principais áreas onde o benefício de um sistema de gestão se torna mais evidente: maior produtividade, qualidade da informação, segurança da informação e impacto ambiental.
Em termos de produtividade, o GED permite uma busca rápida e eficiente de documentos, além de monitorar fluxos de documentos e prazos, aumentando a agilidade e a eficácia dos processos. Verificadores podem revisar documentos digitalmente, agilizando o trabalho.
A qualidade da informação é aprimorada com o controle automático de revisão, evitando o uso de documentos desatualizados. O acesso aos documentos via dispositivos móveis permite utilizar revisões atualizadas em qualquer lugar e criar checklists para evitar falhas recorrentes.
Em relação à segurança da informação, o GED oferece permissões detalhadas, em conformidade com a LGPD, evitando acessos indevidos. O registro de todas as ações nos documentos também reforça a segurança.
Além disso, a gestão eficiente de documentos contribui para a redução de custos e prazos em projetos de engenharia, aumentando a produtividade das equipes ao reduzir atividades operacionais e retrabalhos.
Relatórios rápidos e confiáveis permitem tomadas de decisão mais ágeis e assertivas, impulsionando a eficiência e o sucesso dos projetos. Também há um impacto ambiental positivo, com a redução de toneladas de CO2e/ano devido à diminuição do consumo de energia e transporte.
Indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia do controle de documentos na engenharia
De acordo com Otto, alguns dos indicadores de desempenho mais importantes são: Curva S, Análise de Valor Agregado, Documentos planejados versus documentos produzidos no período, Média de erros de checklists por documento, Taxa de retorno de documentos comentados pelo cliente.
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