A eliminação de documentos é uma prática importantíssima tanto para empresas quanto para pessoas físicas, sendo um dos principais fatores que garantem a segurança de dados pessoais, de clientes e das empresas como um todo.
De fato, é uma prática com benefícios próprios, já que a eliminação de documentos é uma das formas mais efetivas e seguras de evitar golpes, fraudes e demais usos indevidos de dados sigilosos das empresas, seus contribuintes e seus clientes.
E como o ano de 2022 está apenas se iniciando, é o momento ideal para mobilizar a sua equipe a fim de realizar uma ação de eliminação de documentos efetiva e segura. Com isso, nós da Profits Consulting preparamos este texto para conscientizar você e a sua equipe sobre as múltiplas vantagens de uma eliminação de documentos apropriada.
Importância e usos da Tabela de Temporalidade
A Tabela de Temporalidade Documental é uma ferramenta utilizada nos mais variados setores governamentais e privados, que visa estipular uma série de ciclos de vida útil para os mais variados tipos de documentos — indo desde atestados médicos até dados bancários.
De forma geral, cada empresa detém um número específico de documentos que são guardados em seu arquivo — que refletem o escopo de atividades e serviços desempenhados, bem como da estrutura geral da própria empresa.
Por extensão, esses documentos podem contar com prazos de guarda pré-estabelecidos, ou seja, é conferido um período de vida útil e de eliminação de documentos, levando em conta uma série de fatores, como sua categoria, assunto, se é um documento interno ou externo, em qual material é impresso, entre outros critérios.
O PROCON, por exemplo, estipula que recibos devem ser armazenados por um período de cinco anos, enquanto notas fiscais de produtos devem ser guardadas durante todo o período de vida útil do produto.
Ainda que a Tabela de Temporalidade seja um documento que tenha respaldo legal na Lei Nº 10.148/2019, a obrigatoriedade da eliminação de documentos que cumprem o seu ciclo de vida aplica-se apenas à esfera da administração pública federal.
Ou seja, fora deste meio, não há qualquer obrigatoriedade legal para as empresas do setor privado realizarem a eliminação de documentos. O que é uma pena, pois seria uma ótima oportunidade de estimular este importantíssimo hábito de gestão documental através de incentivos fiscais para essas empresas.
Qual a melhor forma de fazer a eliminação de documentos?
Apesar da eliminação de documentos ser tipicamente realizado mediante a expiração da utilidade de um documento em particular, os dados contidos nele — números de documentação, de IP, nomes completos, endereços, informações médicas, entre outros — continuam tendo validade e podem ser utilizados por qualquer pessoa que acabe entrando em contato com o documento.
Conforme dito anteriormente, pessoas mal-intencionadas são plenamente capazes de utilizar essas informações para aplicar golpes, cometer fraudes e roubos de identidade, o que torna terrível não só para os donos desses dados, mas também para a empresa.
Para prevenir esta maré de problemas, algumas medidas para realizar a eliminação de documentos da melhor forma possível devem ser dadas. Um exemplo seria a trituração múltipla de documentos, que como o nome pode indicar, envolve triturar o mesmo documento diversas vezes até que os dados contidos no mesmo sejam ilegíveis e inutilizáveis. Já para uma solução ecológica, é interessante realizar a contratação de uma empresa que dará nova vida útil ao material impresso, reciclando os documentos ao mesmo passo em que evita a poluição do meio ambiente. Entretanto, esse tipo de serviço custa caro às empresas contratantes e é uma solução altamente inchada, já que a maioria das empresas que prestam este serviço não são especializadas na área de gestão documental. Por fim, a melhor solução é apostar em uma empresa de gestão documental como a Profits Consulting, que além de ser referência no mercado, oferece soluções para a Gestão de Documentos Físicos e Digitas, digitalização e uma equipe com experiência com grandes projetos no Brasil e no exterior.
